折腾不止
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谈谈整理

说到整理,我猜测可能有人会感到头疼。从前的我也是如此,在学生时代,要找到我的办公桌很容易,只需要比较一下办公室里哪个桌面最乱。现在,我的桌面已经发生了很大的改观,我对整理不仅不再感到头疼,而且还产生了浓厚的兴趣。这个转变完完全全是被动发生的,当事情越来越多,物品越来越多,想法越来越多的时候,我必须去整理,否则我一定会焦头烂额的。

学习整理必然要花费一定的时间,整理的过程是个反复实践的过程。总体来说,我的学习和实践非常顺利,这得益于一些书籍,如:《怦然心动的人生整理魔法》、《断舍离》、《整理的艺术》、《整理的艺术2》、《整理的艺术3》。书的作者全部是日本人,可见日本代表了整理的最高水平。想迅速掌握整理的技巧,首选当然是阅读上述几本书。这篇文章要分享的,是我在整理时的一些个人感受,收获和心得。我希望能通过这篇文章激起大家整理的兴趣和热情,因为一方面我一个人整理是不够的,很多区域是大家公共的,需要大家一起来整理;另一方面整理这个行为本身,就足以让每个人受益匪浅。

一、为什么要整理?

如前所述,我是逼不得已的。大约是2010年的某一天,我突然感觉到快要崩溃了:经常找不到想找的物品,越着急,越找不到,办事效率极其低下,桌面上堆满了文件,抽屉里乱作一团。而且,在这种环境下工作,严重影响心情。于是我下定决心要改变一下。我相信我们每个人都终将面临这一天的,因为随着年龄的增长,我们会跟越来越多的物品和文件打交道,而与此同时,我们记忆力变得越来越差,直到有一天……崩溃了。

很多整理的好处,只有在开始整理之后才能体会到。它们包括:

  1. **自我反省。**为什么我们谈到整理会感到头疼?这是因为我们陷入一个恶性循环,它使得我们对整理产生了厌恶情绪。即,每一次好不容易收拾好房间,三天就恢复了原样,乱作一团。整理看似是个行为,其实很需要动一番脑筋,它不是简单的分门别类。一旦我们开始思考整理,我们就会发现需要整理的,并不是物品和文件,而是我们自己。
  2. **变得更感性。**我没有写错,整理不仅会让我们变得更有条理,而且会让我们变得更感性。原因是我会开始关注物品与人的关系,每一件被我们留下的物品,它要么与我们的目标有关,要么与我们的喜好有关,要么是我们珍贵的回忆。整理它们不仅可以使我们更加明确自己的目标和喜好,而且使我们更加珍惜曾经拥有的过去。
  3. **提高效率。**不需要解释吧!
  4. **改善情绪。**整理会给我们带来积极向上的情绪。工作区域干净整洁,我们将感受到前所未有的清爽。当拥有的每一件物品都有固定的位置,我们便会感觉一切尽在掌握。如果物品和文件存取方便,我们工作时便会更加从容,同时也会更有动力。

二、整理会不会太累?

正相反,整理的目的是让自己更轻松,帮自己节约时间。道理很简单,如果我们不在放物品时花一点时间,那么一点会在找物品时花更多的时间。显然把物品放回指定地方,比把物品从不知道哪里找出来,要容易的多。所以,哪个更累更浪费时间是显而易见的。

正确的整理方法一定能够让我们更加轻松。之所以会感觉整理太累或耗费时间,十有八九是使用了错误的整理方法。整理并不是简单的收纳,试想我们花费了很多时间和精力把物品收纳整齐,但是却无法在要使用它时找到它,我们无疑会感觉“整理”浪费时间。

整理的最高境界是无需整理,它和未整理一样,都是不整理。但是从未整理状态进化到无需整理状态却不那么容易,需要花费一些时间和精力。虽然我还没有达到无需整理的高度,但是我觉得整理为我节省的时间,已经远远超过了我投入的时间。

三、整理是天赋吗?

整理与天赋无关,它是技能,任何人都可以习得。我就是典型的例子,在2010年以前见过我办公桌的人,都知道它有多么乱。

四、整理是强迫症吗?

在他人看来,的确如此,我就经常被骂有强迫症。老实说,只要到了不整洁的地方,我的心情的确会低落一些,不过我更相信这是一种习惯,因为我已经习惯了整洁。

整理的目的不是要表面上的整洁,刻意追求整洁才是强迫症。我整理的目的是提高办事效率,让自己变轻松。在实现效率和轻松的过程中,整洁是自然而然形成的,我也不会刻意去保持它。比如:我的办公桌就不是每时每刻都整洁的,我一般仅在晚上下班前简单收拾一下,用时不会超过两分钟。另外,如果当天有工作未完成,需要第二天接着干,我会保持原样不动,这样第二天可以直接进入工作状态。电子版文件也是如此,最近需要频繁使用的文件,我会直接放在桌面上,处理完再归档。始终把提高效率,节约时间放在首位,是我整理的终极目的。

五、如何开始整理?

这里介绍的是我个人的方法,这个方法不仅仅可以应用到整理物品和文件,它还可以适用于任何其它方面的整理,无论是电子文件、邮件,还是创意想法、任务列表等。

5.1 清点

以整理衣服为例,把所有衣服都拿出来,放到一起。很简单的一步,需要注意是所有的,不要落下任何一件。这一步非常非常重要,它至少有三个用处:

  1. 帮助我们建立一个整体认识,这类物品的数量,体积,质量等。
  2. 便于比较,比较的目的是为了舍弃,而如果不将所有同类物品放在一起,是很难做出正确判断的。这一条尤其适合整理我老婆的鞋子,如果单独看每一双,她绝对不会扔掉任何一双,但是把她所有的鞋子放在一起,不用我说,她自己就会扔掉几双。
  3. 便于分类,分类不合理很大程度上是因为不清楚自己拥有什么,一旦清楚自己拥有的物品,分类其实很简单。我们在通常情况下都会跳过清点这一步,或者做没有做到清点全部,这是不正确的,这也是我们“屡收屡乱”的根本原因所在。

5.2 舍弃

做完清点,通常我们会很惊讶,因为我们保留的物品超出了我们的想像,这样就必须舍弃一部分。要舍弃的物品一般可以分为四类:

  1. 没有用的;
  2. 有用但是我们用不上的;
  3. 我们将来也许用得上的;
  4. 有纪念意义的。

后面三类是比较纠结的,下面介绍我的做法,供参考。这里有一个基本原则,即不要过于考虑物品的价格,牢记物品要使用才有价值。对 2,送给用得上的人,如太贵也可以卖掉,否则扔掉。对 3,想想过去一年是否用过,如果没有,扔掉!放心扔,我从来没有为我扔过的东西后悔。过去一年没用过的东西,未来一年用它的概率只会更低。对 4,每个人情况不一样,我也给不了什么建议,不过如果决定留下某个物品,请用心回忆一下它背后的故事,看看这个故事是否能打动你。

5.3 分类

分类要遵守这样几个原则:

  1. 只能有3-5个类别,类别不宜过多,如果每一类物品仍然过多,可以进行二级分类;
  2. 尽量使每个类别中物品的数量差不多;
  3. 类别的定义必须明确,不能有重叠区,一般用功能分类就不会重叠,比如厨房用品可以分为三类:食物,烹饪用具,餐具。

5.4 存放

存放要遵守七五一原则:

  1. 看不见的空间只能放满七成;
  2. 看得见的空间只能放满五成;
  3. 装饰性的给他人看的空间只能放满一成。

为什么不能放满?因为放满了既不方便找,也不方便取。

5.5 建立临时区域

做完上面四步,整理工作就基本完成了,不过我们一定会有使用不方便的地方。比如:我把文具都存放在抽屉中,如果每次用文具都打开抽屉肯定不方便,因此需要在桌面上建立一个临时区域放文具,如笔筒。之所以叫做临时区域,因为:

  1. 它只放使用频率高的物品,比如买了10支笔,我会在抽屉里放9支,笔筒放1支,用完这支再到抽屉里取;
  2. 它随时可以撤销,一旦我发现我再也用不上文具了,或者领导要视察我的桌面,我只要把桌面上的文具全部收到抽屉即可。

这种临时区域,我叫它工作区,我的工作区包括文具和最近使用的文件。

除了工作区外,我们还要建立另一个临时区,我叫收件箱。我们总会遇到这样一些情况,因为今天有一些重要的事情要处理,所以没有时间做琐事,如有一堆发票,没时间整理;新买了文具或者书,没时间归类;新到了几封信件,没时间拆开看等等。放在桌面上很乱,总看到它们也会使自己分心,影响工作效率,因此我专门用个大抽屉放它们。这个抽屉很乱,但是它可以换得其它地方的整洁。一星期整理一次这个抽屉就可以了,整理起来很方便,把抽屉中的物品拿出来,看一遍,该扔掉的扔掉,该保存的存起来,清空抽屉的时候,整理工作也就完成。

同样的道理可以用于整理电脑文件,我的临时区域是 Windows 桌面,它既是收件箱,也是工作区,我默认的下载文件夹也是桌面,这意味着所有进入我电脑的文件基本都到过我的桌面。整理很简单,只要把桌面上处理完的文件要么删掉,要么归档。清空桌面时,便是我整理工作结束时。

5.6 美观

这方面我实在没什么发言权,我只会把不美观的地方藏起来。比如把接线板放盒子里,尽量把电线隐藏起来,或者固定起来,等等。

整理和其它所有的工作一样,最重要的事情是行动。先行动起来,逐渐发现问题,完善方法,才能最终形成自己的习惯。最后重复一句,前两个步骤,清点和舍弃,是重中之重,而我们往往最容易忽略这两步。