折腾不止
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表达的技术

无论工作上,还是生活中,表达都是我们传递信息和交流感情的最重要技能。最近帮助学生修改学术报告演示文件,发现平时闲聊侃侃而谈的学生,一旦动真格的,如:作报告,就不知所措了。本文分享我的几点表达经验。

从牙牙学语,我们就开始学习表达,但是成年人之间的表达能力却相差巨大,这似乎说明表达是某种天赋。其实不然,表达绝对是可习得的技能。虽然人们每天都在练习表达,但是并非每个人都刻意培养自己这方面的能力,久而久之便出现了差异。

内容始终根据听众调整

我也算作过不少报告,但是迄今为止,我没有作过两个一样的报告。我的报告内容——哪怕针对完全相同的话题——总是在不断调整。

表达的目的是交流,交流的前提是听众正确理解我们分享的内容。因此,无论会议发言,还是演讲报告,我们都要弄清楚听众的组成。在接到报告邀请的时候,我马上就会问邀请者,我的报告讲给谁听?这非常重要!

同样是讲地球历史,面对大学生和中学生,内容肯定不能一样。同样是我的研究领域,面对地质学家和质谱学家,内容也肯定不能一样。

即使面对同样知识结构的听众,比如昨天是中学生,今天是另一批中学生,我的报告内容也会调整。因为通过前一天的报告,我会进一步了解听众的知识面和兴趣点。有些听众感兴趣的内容我没有讲,而另一些听众不感兴趣的内容我却讲了不少,这就需要调整。而这种调整几乎是永无止境的。

甚至我经常在最后一刻还在调整内容(如果还能够调整的话)。比如:学术会议上,我们前面通常会有其他人的报告,通过这些报告和听众的问题,我们可以对听众的知识面有更深的了解。前几天,我带学生参加一个学术会议,她的报告在第二天,通过第一天的会议,我们发现听众的组成与我们原来预想的完全不一样,于是我只能让学生当晚加班调整报告内容。

现在,假设我们已经知道了听众的知识面,那么我们如何选取内容呢?这与表达的目的密不可分。任何表达都是有目的性,如果没有目的性,那么也就不存在什么技巧,因为效果无法评判。工作和生活中,表达的目的主要包括如下三种:

  1. 分享知识和经验。如:科普或生活经验报告等。
  2. 讨论问题。如:学术报告等。
  3. 证明自身或团队能力。如:职称答辩或项目答辩等。

显然,针对这三种类型的表达,内容肯定不能一样。把职称答辩讲成学术报告,大概率会失败。因为学术报告要把大量时间花在讨论学术问题上,注重科学问题的细节。而职称答辩要重点阐述自己过去做的重要而困难的事,以及他人对自己的评价。

但是,无论出于什么目的,内容必须满足如下两个要求:

  1. 提供未知。无论是发言,还是报告,一定要提供听众未知的内容。普及学生不知道的科学知识,分享同行不知道的学术成果,介绍评委不知道的我们的能力。如果不能提供听众未知的内容,表达没有意义,纯属浪费时间。
  2. 联系已知。任何听众未知的内容都必须与他们已知的知识联系起来。这是人们容易忽视的一点,也是很多表达效果不佳的主要原因。如果内容全是听众未知的内容,他们必然听不懂。那么如何在已知和未知之间建立联系呢?最常用的方法(不限于)是类比。例如:把地球的圈层结构类比成鸡蛋的结构,就可以很好的帮助小学生理解它,因为鸡蛋是小学生已知的知识。

总之,内容必须根据听众的知识水平来设计。既要提供他们未知的内容,也要将未知内容与他们已知的知识建立联系,同时还要兼顾我们自己的目的。

逻辑结构:总-分-总

设计好内容之后,就需要使用逻辑结构把内容组织起来。无论表达的目的是分享知识、交流问题还是证明能力,其逻辑结构只需要使用一种:总-分-总。

开头总体论述,中间分条目详细论述,结尾再做总结。分条目之间可以是并列关系、层递关系、对比关系等等。

比如,介绍地球的内部结构:

  • 总:地球内部是三层结构。
  • 分:
    1. 地壳
    2. 地幔
    3. 地核
  • 总:回顾并总结地球内部结构。

总-分-总结构可以镶套使用,比如在介绍地核时,我们可以使用一个小的总-分-总结构:

  • 总:地核又分两层。
  • 分:
    1. 内核
    2. 外核
  • 总:回顾总结地核的结构。

在论证某个科学问题时,我们也通常采用这样的结构:

  • 总:阐述问题,并且可以先介绍结论。
  • 分:
    1. 论据1
    2. 论据2
    3. ......
  • 总:概括论据,并总结引申。

在分条目论述时,保持条目数为 3-5 最佳,因为条目太多了不利于人们记忆,此时就需要我们有意识地进行分类。例如:葡萄、牛奶、土豆、胡萝卜、鸡蛋、橘子、咸鸭蛋、苹果、酸奶。我们可以这样分类:

  1. 水果:葡萄、橘子、苹果
  2. 蔬菜:土豆、胡萝卜
  3. 蛋奶产品:牛奶、鸡蛋、咸鸭蛋、酸奶

总-分-总是组织报告内容最有效的逻辑结构。写文章时,我们可以使用它的变种总-分结构,因为如果开头总结过,结尾的时候也许就没有必要重复总结了。但是,发言、报告或演讲时,则非常有必要最后进行重复总结,因为听众听到后面很可能已经忘掉了前面的内容。

注重形式但不形式化

对于报告或演讲而言,表现形式(通常是演示文件)也很重要,它能够帮助听众理解报告或演讲的内容。这跟写文章有类似之处,比如本文,如果我把格式全部清除:小标题去掉,不分段落,不显示列表,读者读起来肯定不方便。反过来,如果格式很清晰,那么读者无需看内容也知道本文分几个部分,哪里是重点。同样的道理,演示文件也要尽可能地简洁和直观,让听众能够轻易抓住整个报告或演讲的主线。

同时,也不需要过于形式化。一些小的细节,如:少量错别字,或者稍微对齐不够,等等。如果发现了,当然要改正。但是,如果在内容修改完毕后,没有发现小错误,也没有太大必要专门花时间,去反复寻找。我承认多检查几遍,我们可以避免犯很多小错误。但是,我们的时间总是有限的,与其专门花时间查找小错误,倒不如把更多时间投入到创作和设计内容上。

刻意练习

成年人之间表达能力的差异,很可能是因练习效果导致的。看似每个人每天都在表达,但其实很多表达都属于无效练习。例如:无意识地闲聊对于提升表达能力并没有太大益处,反而可能养成罗嗦的习惯。

提升表达能力,首先需要刻意练习的是写作。这没什么值得惊讶的,因为写作是一种特殊的表达形式。很多人不善于表达的根本原因是缺乏长期有效的写作训练。

  1. 无论是会议发言,还是演讲报告,我都会把讲稿写下来。如果时间充裕,我会仔细修改推敲,保证内容、逻辑和形式符合上述提到的要求。如果时间不充裕,我也会列出提纲。假设我们花时间都写不出来,那么上台发言绝对没有即兴发挥的可能。
  2. 写作本身就可以锻炼思维能力,而思维能力是逻辑清晰的保证。没有清晰的逻辑,表达能力无从谈起。
  3. 写作也是生产他人未知内容的一种方式。如果我们并没有他人未知的内容可以分享,那么我们的表达能力再强也毫无意义。所以,表达的前提是我们必须有他人未知的内容可以分享,这需要平时大量的积累。获取他人未知的内容,其方法无非就这么几种:读书、思考和践行。无论是哪种,我们都需要通过写作,把它记录下来。有些人看起来非常善于即兴表达,那只不过是因为他们在台下做了很多功课而已。

另外一个需要刻意练习的是主动发言。抓住一切机会当众发言,这需要同样的前提——我们确实有实质内容可以分享。如果我们已经开始刻意练习写作了,那么有独特见解并非什么难事。这个时候就不能怯场,要勇于表达自己,通过一次次地主动发言,发现自身问题,并逐步提升表达技巧。

结语

表达能力是可习得技能。表达内容的设计需要针对听众的知识面和兴趣点,组织内容使用总-分-总结构,表现形式着眼于服务内容,要避免形式化。提升表达能力,需要刻意练习写作,并勇于当众发言。