折腾不止
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关于组会的几点思考

组会是我们课题组的例行会议,每两周举行一次。团队成员聚在一起,分享工作经验,或讨论工作安排。

虽然,从进入课题组的那天开始,组会就一直按部就班的进行着,收获也不能说没有,但是,总感觉效率不够高,老板对此也是头疼不已。今年,我被指派组织全年的组会。最近几天,我对如何组织组会做了一些调研和思考。

组会的症结

组会给大家的总体感觉或许是不太重要,因为它看起来并非必不可少。如果不是老板强迫参加的话,我估计到场的人也许不会很多。实际上,就连我本人,都不太喜欢组会那稍显沉闷的气氛。那么,组会的症结到底是什么?我考虑了一下,大概是如下几个方面:

议题不明确

虽然,组会固定每两周开一次,其内容也肯定与工作相关,但是,参会者在参会之前对具体的会议议题并不太了解。这造成参会者对会议议题毫无准备,使得讨论进行得不够深入。

这个问题在其他课题组可能不会产生严重的后果,但是,我们课题组有一定的特殊性,成员的研究方向和专业领域差异太大,包括:地球化学,高温高压实验岩石学,质谱学,比较行星学,等等。好处是这样能够产生很多交叉,能够学习更多的知识。缺点是如果不提前做些准备,别人讲的内容可能完全听不懂。

形式比较随意

组会在形式上是非常随意的,逐个对会议议题进行讨论,自由发挥。既没有对问题的重要性进行排序,也没有明确讨论的目标。如果说只是聚一聚,过程随意倒也无所谓。但是,组会显然不是满足于此,它要求我们进行更深入的讨论,形成决议或拟定方案,因此,形式上不能太随意。

由于形式上的随意,主持人的作用并没有充分发挥。而一般情况下,会议的质量很大程度上取决于主持人的能力。主持人既要帮助大家明确会议的目的,而且还要设计会议过程,把控时间和方向。讨论离题时,主持人要及时纠正;长时间没有实质性进展时,主持人要及时叫停。

气氛沉重

组会的另一个问题是气氛稍显沉重,尤其是研究生,有的从开始就沉默不语,直至会议结束。沉默不语的人可能意识不到,他释放出的负能量其实时刻影响着整个会议。这种负能量削弱了他人的积极性,让本应该活跃起来的气氛变得沉重。我猜测沉默的原因可能来自两个方面:

  • **缺乏好奇心。**只关心自己的研究领域,对与自己无关的话题,没有兴趣;对他人遇到的问题,漠不关心。
  • **胆怯。**刚入学的研究生,一旦老板在场,就怎么也开不了口,即便老板性格温和,平易近人。

拟解决方案

根据以上 3 个问题,我初步制定的解决方案如下:

  1. **提前发布议题。**作为会议组织者,我将提前一周发布通知,明确每一次组会的讨论议题和大纲。组会上不进行纯粹的信息共享,因为信息可以通过邮件进行共享。既然聚在了一起,就应该努力交流,否则这么多人的时间一起浪费,实在可惜。分享者应当事先将需要共享的内容整理成电子版,发送给大家,组会上尽可能少的分享信息,更多的讨论问题。
  2. **主持人要设计会议过程。**每次组会都必须指派主持人,如果默认是我担当主持,那么我不能参会的时候,就需有人顶替。主持人负责规划会议进程,明确有几个议题,每个议题分配多长时间,要达到什么目的。
  3. **不发言不许参会。**这个做法听上去有些极端,但或许是双赢的。如果实在不想参会,不参加反而节约时间,同时也不会把负能量带给其他人。

实际上,参加组会有个显而易见的好处,那就是磨练沟通能力。无论未来从事何种工作,沟通能力都是必备技能。大多数工作都不可能靠单打独斗完成,而需要多方合作。合作就需要沟通,沟通就需要会议。不夸张的说:

几乎所有的工作都始于会议。

因此,研究生尤其要把组会当作磨练沟通能力的机会。如果被动地应付过去,能力永远得不到提升。想要有收获,就必须多思考,多发言。

组会上的每分每秒都是你的展示机会。

如果都带着这种心态参加组会,组会的效率想不高都难。

工作动力

做任何工作都需要明确意义,这样才能充分调动积极性,组织会议当然也不例外。对于一个团队,会议是工作的中心环节,所以,组织会议是最重要的公共事务之一。同时,组织和主持会议对个人成长也很重要,它可能是锻炼沟通能力的最佳途径。